Viết số thành chữ là việc nhỏ nhưng rất dễ sai trong hóa đơn, phiếu thu, hợp đồng hoặc chứng từ nội bộ. Chỉ cần sai một vài quy tắc đọc số, văn bản có thể trở nên thiếu chuyên nghiệp hoặc phải chỉnh sửa lại.
Khi nào cần viết số thành chữ?
Bạn thường gặp nhu cầu này khi:
- ghi hóa đơn
- lập phiếu thu, phiếu chi
- viết hợp đồng
- làm biên bản, giấy tờ hành chính
- điền biểu mẫu có phần “số tiền bằng chữ”
Quy tắc cơ bản khi đọc số tiền
Một số điểm dễ nhầm gồm:
- số
5có thể đọc là năm hoặc lăm - số
1có thể đọc là một hoặc mốt - số
4đôi khi đọc là bốn hoặc tư - cần thêm đơn vị như nghìn, triệu, tỷ đúng vị trí
Ví dụ:
15.000→ mười lăm nghìn21.000→ hai mươi mốt nghìn24.000→ hai mươi tư nghìn
Một số ví dụ thường gặp
105.000→ một trăm lẻ năm nghìn đồng1.250.000→ một triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng12.340.000→ mười hai triệu ba trăm bốn mươi nghìn đồng
Khi viết số tiền bằng chữ trong chứng từ, nên thống nhất cách dùng và giữ câu chữ rõ ràng.
Những lỗi hay gặp
- Thiếu từ “lẻ” trong các số có hàng chục bằng 0
- Nhầm “năm” và “lăm”
- Nhầm “một” và “mốt”
- Viết thiếu đơn vị lớn như nghìn, triệu, tỷ
- Chữ hoa, chữ thường không thống nhất trong cùng văn bản
Mẹo để ghi đúng hơn
- Đọc theo từng cụm 3 chữ số từ phải sang trái
- Kiểm tra lại phần cuối câu có đủ “đồng” nếu cần
- Với chứng từ quan trọng, nên dùng công cụ để hạn chế sai sót
- Nếu văn bản cần đồng bộ định dạng, nên thống nhất một kiểu viết ngay từ đầu
Khi nào nên dùng công cụ chuyển số thành chữ?
Bạn nên dùng công cụ khi:
- cần nhập nhiều số tiền
- cần giảm sai sót trong chứng từ
- phải xử lý số lớn hoặc số lẻ
- muốn sao chép nhanh vào văn bản
Công cụ liên quan:
Kết luận
Viết số thành chữ đúng giúp hóa đơn và chứng từ rõ ràng hơn, chuyên nghiệp hơn và giảm nguy cơ phải sửa lại giấy tờ. Với các khoản tiền lớn hoặc phải xử lý thường xuyên, dùng công cụ sẽ tiết kiệm thời gian đáng kể.